Praktisch: jouw duurzaamheidsverslag in 6 stappen
Een start maken met het duurzaamheidsverslag kan lastig zijn. Wie moet je erbij betrekken? Waar begin je? En hoe kom je tot een goed eindresultaat? Volg je deze zes stappen, dan kun je met jouw organisatie een weg banen door de complexiteit van de duurzaamheidsrapportage. Bij elk van deze stappen geven we je tips op basis van onze ervaring.
Bepaal het vertrekpunt
Voordat je start met het uitwerken van een verslag, is het belangrijk dat je het vertrekpunt duidelijk bepaalt. Moet je voldoen aan een wettelijke verplichting of rapportagestandaard of gebruik je die als richtlijn? Welke stakeholders wil je bereiken en wat zijn hun verwachtingen? Welke duurzaamheidsinformatie verzamelt je organisatie nu al intern, en waar wil je als organisatie naartoe?
Do
- Breng verplichtingen, verwachtingen en ambities systematisch in kaart. De juridische afdeling kan ondersteunen bij wet- en regelgeving. Stakeholders kunnen via gesprekken of enquêtes hun wensen toelichten. En het managementteam of bestuur kan richting geven aan het ambitieniveau.
- Leg besluiten expliciet vast op één plek en gebruik die als toets tijdens het proces.
- Analyseer de duurzaamheidscommunicatie van concurrentie en klanten om inzicht te krijgen in strategische keuzes en verslaginhoud.
Don’t
- Ga niet van start zonder duidelijk beeld van verplichtingen, stakeholders en ambitie. Dit leidt later tot verwarring.
Zorg voor een heldere verhaallijn en structuur
Bepaal de rode draad van je verslag.
Do
- Zet de inhoud en boodschap centraal, niet alleen de datapunten en rapportagevereisten.
- Laat de opzet van het verslag (de verhaallijn en hoofdstructuur) vooraf goedkeuren door de besluitmakers (managementteam of bestuur). Dat voorkomt misverstanden en zorgt voor interne afstemming.
Don’t
- Verlies de leidende principes voor een goed duurzaamheidsverslag niet uit het oog. Dit zijn vergelijkbaarheid, nauwkeurigheid, tijdigheid, duidelijkheid en betrouwbaarheid.
Synopsis en rapportage-aanpak
Begin met het opstellen van een logische structuur en verhaallijn voor je verslag. Bepaal bijvoorbeeld of je een geïntegreerd verslag maakt of dat je duurzaamheid apart rapporteert. Werk deze keuze vervolgens uit in een synopsis met hoofdstukindeling: zo maak je duidelijk hoe het verslag is opgebouwd en waar welke informatie terechtkomt.
Werk daarna een rapportage-aanpak per duurzaamheidsthema uit. Stel jezelf daarbij de volgende vragen:
- wat betekent dit thema voor onze organisatie?
- welke ambitie hebben we rondom dit onderwerp?
- over welke acties en voortgang op doelstellingen gaan we dit jaar rapporteren?
Door deze vragen vooraf te beantwoorden, ontstaat richting en houvast voor het schrijven van het verslag.
Optie 1: Een geïntegreerd verslag
Optie 2: Duurzaamheid apart rapporteren
Bepaal proces en rolverdeling
Terwijl je de verhaallijn en thema’s bepaalt, richt je ook de verantwoordelijkheden en het proces goed in. De schrijftaak ligt vaak bij een collega die inhoudelijk goed thuis is in het betreffende thema, terwijl een andere expert, een MT-lid of een bestuurslid, de review verzorgt. Als het verslag moet voldoen aan een rapportagestandaard (zoals de ESRS), is het essentieel dat de verantwoordelijke schrijver de standaarden goed kent. Betrek ook collega’s uit juridische zaken en risicomanagement bij de review: zij kunnen bijdragen aan de volledigheid, consistentie en betrouwbaarheid van het verslag.
Zorg dat deadlines en verantwoordelijkheden voor alle betrokkenen helder zijn. Dat helpt bij het plannen van tijd voor schrijven en review. Draagvlak en eigenaarschap zorgen voor een soepel schrijfproces.
Do
- Stel een multidisciplinair team samen om alle benodigde kennis en vaardigheden te bundelen.
- Leg vast wie schrijf- en reviewmandaat heeft, in een rapportageprotocol met planning.
- Wijs een procescoördinator aan die het overzicht bewaakt en tijdig kan bijsturen.
- Werk je aan een geïntegreerd jaarverslag? Zorg dan dat vertrekpunt, verhaallijn en rolverdeling (stappen 1, 2 en 3) uiterlijk een half jaar vóór publicatie zijn afgestemd.
Don’t
- Negeer de noodzaak van cross-functionele coördinatie niet. ESG raakt veel teams en afdelingen: betrek hen bij het proces en houd hen continu op de hoogte.
Rapportageprotocol
Leg het proces vast in een rapportageprotocol. Begin met het beschrijven van de governance: hoe ziet de besluitvorming en verantwoordelijkheid rondom de verslaglegging eruit? Breng in kaart wie welke rol en beslissingsbevoegdheid heeft. En stel vervolgens een duidelijke planning op met tijdslijnen en mijlpalen. Bepaal daarna welke kernindicatoren (KPIs) je wilt gebruiken en leg vast hoe je de benodigde data verzamelt en borgt. Door deze onderdelen uit te werken, ontstaat een helder en herhaalbaar proces dat je ieder jaar verder kunt verbeteren.
Start met schrijven
Begin met een werkversie of ‘dummy’ van het verslag, waarin de hoofdstukindeling en rode draad al zichtbaar zijn. Deze heb je immers al eerder bepaald. De dummyversie biedt een helder kader waarin betrokken collega’s hun bijdragen kunnen uitwerken. Vervolgens voeg je data en indicatoren toe en maak je het verslag stap voor stap completer.
Do
- Start met een 'dummyverslag' op basis van de synopsis.
- Werk met een schrijfwijzer die per thema de structuur, toon en presentatie van gegevens aangeeft. Dit zorgt voor consistentie.
- Gebruik placeholders of markeringen waar informatie nog ontbreekt, zodat het schrijfproces door kan gaan.
Don’t
- Voorkom dat elk hoofdstuk een andere structuur heeft. Consistentie in opbouw en toon is cruciaal voor de leesbaarheid.
Jouw ‘dummyverslag’
Zet een werkversie of ‘dummy’ van je verslag klaar. Deze dummy bevat alle onderdelen die straks het uiteindelijke verslag vormen. Voeg voor schrijvers instructies en aanwijzingen toe over de gewenste structuur, toon en volgorde. Zo zorg je voor een consistent en goed leesbaar eindresultaat.
do in
Ex amet labore qui amet labore. Minim minim cillum sint et.
do in
Ex amet labore qui amet labore. Minim minim cillum sint et.
Verzamel en verwerk informatie eenduidig en zorg voor een goede onderbouwing
Een duurzaamheidsverslag draait niet alleen om transparantie, maar ook om betrouwbaarheid en vergelijkbaarheid. Een multidisciplinair team zorgt voor de input van gegevens. Hierdoor zijn verschillende afdelingen bij het proces betrokken, mogelijk vanuit verschillende locaties en landen. Ook komen er externe gegevens bij, verzameld vanuit de waardeketen. Het is dan ook essentieel dat je alle informatie op een eenduidige manier verzamelt, verwerkt en onderbouwt, met heldere bronnen en gemaakte aannames en schattingen.
Verzamel per hoofdstuk relevante documenten en leg deze vast in een dossier. Dit maakt het eenvoudig om data later terug te vinden, of dat nu nodig is voor interne checks, een volgend verslagjaar of externe assurance. Door je verslag actief te koppelen aan bewijsvoerende documentatie, laat je zien dat de gepresenteerde informatie onderbouwd is. Dit helpt ook om de schijn van ongefundeerde of misleidende claims te voorkomen.
Beoordeelt of controleert een accountant (gedeelten) van het verslag of specifieke KPI's? Dan is dit proces nóg belangrijker. De accountant zal vragen om bewijs voor data, berekeningen, onderliggende procedures, interne controles en verklaringen voor aannames en schattingen. Een goed ingericht dossier waarin deze bewijsvoerende documentatie vooraf is vastgelegd, bespaart tijd en discussie.
Do
- Bepaal hoe je dossiervorming eruit moet zien en pas dit toe voor alle hoofdstukken. Inclusief een gedegen proces met interne checks.
- Zorg voor vergelijkbare informatie in de documentatie en onderbouw ook de gehanteerde aannames.
- Bespreek de rapportageaanpak vóór het schrijven met de accountant, zodat je missende documentatie vooraf kunt aanvullen.
Don’t
- Begin niet met het dossier na afloop van het verslag. Verzamel documentatie vanaf het begin.
- Laat afdelingen niet afzonderlijk documenten beheren. Werk in een centrale, gestandaardiseerde databank om fouten en tegenstrijdigheden te voorkomen.
Houd grip op bewijsvoerende documentatie en volledigheid
Heb je een omvangrijk dossier met bewijsvoerende documentatie dat je overzichtelijk en compleet wilt houden? Maak een overzicht waarin je vastlegt welke documenten de onderbouwing bieden bij welk stuk in het verslag. Dit maakt het eenvoudig voor de (interne) accountant om de juiste bewijsvoerende documentatie te vinden.
Wil je vrijwillig (gedeeltelijk) of verplicht aan een rapportagestandaard voldoen? Houd bij welke onderdelen uit de standaard op welke plek in het verslag staan. Zo weet je zeker dat de vereiste informatie aanwezig is, terwijl de standaard niet leidend is in het verslag.
Zorg voor publicatie & richt je op het doorvoeren van verbeteringen
Zijn alle teksten geschreven en herzien, dan volgt de afronding van het verslag. Laat het document in zijn geheel nalezen door één of enkele personen met oog voor eindredactie. Zij letten niet alleen op taalgebruik, maar ook op consistentie, logische opbouw en of je het beoogde verhaal goed overbrengt. De eindverantwoordelijke (meestal het bestuur) zal doorgaans nog laatste input willen geven en uiteindelijk akkoord verlenen voor publicatie. Zorg dat dit proces transparant verloopt, zodat er geen verrassingen ontstaan.
Je verslag is nu meer dan een terugblik; het is een springplank voor verdere ontwikkeling. De strategische afwegingen en verbeterpunten die tijdens het schrijven naar voren kwamen, helpen om te blijven leren en bouwen aan langtermijn waarde creatie.
Do
- Laat het verslag nalezen door een eindredacteur voor taal, consistentie en logische opbouw.
- Verrijk het verslag met visuele elementen die de inhoud versterken. Denk aan tabellen, grafieken of schema’s die complexe informatie inzichtelijk maken.
- Breng het bestuur tijdig op de hoogte van veranderingen in de aanpak.
- Creëer een verbeterplan en zorg dat deze concrete acties bevat.
Don’t
- Zie publiceren niet als eindpunt, maar als startpunt van communicatie. Gebruik je verslag als uitnodiging om stakeholders actief bij je werkwijze te betrekken, in een dialoog.