Met deze 8 stappen voortvarend aan de slag met de CSRD
Het is aan te bevelen om op dit moment al te starten met voorbereidende stappen, zeker wanneer momenteel nog helemaal niet wordt gerapporteerd over duurzaamheid. Ervaring leert dat er één of twee verslaggevingsjaren nodig zijn om informatie goed en volledig uit de systemen van een organisatie te krijgen. Ook het opstellen van duurzaamheidsbeleid kost tijd. In acht stappen aan de slag.
Stel een multidisciplinair team samen
Bedrijven moeten rapporteren over een breed aantal duurzaamheidsthema’s. Die raken aan bedrijfsonderdelen zoals HR, inkoop, huisvesting, mobiliteit, bedrijfsvoering, productie, financiën, communicatie en strategie. Het is daarom nuttig een team samen te stellen met vertegenwoordigers uit verschillende afdelingen van de organisatie. Hoe groot zo’n team is, hangt af van de grootte van de organisatie. Het multidisciplinair team kan aan de slag met het verzamelen van data voor de verslaggeving, maar ook met het vormen van een duurzaamheidsbeleid. In een multidisciplinair team zitten doorgaans vertegenwoordigers van:
Ga in dialoog met stakeholders en maak een dubbele materialiteitsanalyse
Het fundament van een goed duurzaamheidsbeleid enverslag, en daarmee ook het basisprincipe van de CSRD, is een (dubbele) materialiteitsanalyse. De materialiteitsanalyse is ervoor bedoeld om onderwerpen te identificeren die een significante impact hebben op het bedrijf of waarmee het bedrijf een significante impact heeft op de samenleving. Logischerwijs zijn het daarmee ook díé thema’s die onderdeel zijn van een duurzaamheidsbeleid en een duurzaamheidsverslag van een bedrijf. Het dubbele van zo’n analyse heeft ermee te maken dat deze aan de ene kant gaat over de belangrijke duurzaamheidsgerelateerde risico’s en kansen voor het bedrijf, zoals water- en droogteschade, reputatierisico’s of CO2-heffingen. Dat wordt vaak aangeduid als financiële materialiteit (‘outside-in’). Aan de andere kant gaat het over de impact, positief of negatief, die het bedrijf heeft op mensen en milieu. Denk aan schade aan biodiversiteit, mensenrechtenschendingen of een positieve bijdrage aan het oplossen van het wereldvoedselprobleem. Dat wordt beschouwd als impactmaterialiteit (‘inside-out’).
Voorbeelden van impact van een bedrijf op mensen en milieu (inside-out)
- Vitaliteit en ontwikkeling van medewerkers
- Diversiteit en inclusie binnen de organisatie
- Mensenrechtenschendingen in de waardeketen
- CO2-uitstoot
- Schade aan biodiversiteit
- Afval
Voorbeelden van thema’s die kunnen leiden tot risico’s en kansen (outside-in)
- CO2-heffing
- Droogte, waterschade, extreem weer, bosbranden
- Reputatierisico’s door je bedrijfsvoering
- Grondstoffenschaarste
- Aantrekkelijk werkgeverschap
- Kansen voor nieuwe businessmodellen
Sommige thema’s zijn zowel inside-out als outside-in relevant. Zo zorgt een grote CO2-uitstoot van een organisatie voor negatieve impact op het milieu (inside-out). Maar deze uitstoot kan andersom, dus outside-in, ook leiden tot reputatie- en juridische risico’s en tot hoge kosten, bijvoorbeeld door CO2-heffingen.
Hoe deze materiële onderwerpen te bepalen?
Een materialiteitsanalyse kijkt naar stakeholderrelevantie, en naar organisatierelevantie. Een goede start is eerst bureauonderzoek te doen naar wat de meest relevante thema’s zijn in de sector van het bedrijf. Dit wordt gedaan door te kijken naar internationale standaarden voor de sector, rapporten van collega-organisaties, sectortrends en interne documentatie. Perspectieven van materiele thema’s:
- Mondiale onderwerpen, zoals CO2 en diversiteit.
- Regionale onderwerpen, zoals thema’s vallend onder Europese regelgeving
- Sectorspecifieke onderwerpen: Zijn er onderwerpen die de branche raken waarin het bedrijf opereert?
- Bedrijfsspecifieke onderwerpen.
Deze shortlist van thema’s kan vervolgens getoetst worden met belangrijke stakeholders, van binnen en van buiten de organisatie. Dit kunnen medewerkers zijn, klanten, leveranciers, financiers, de directe omgeving van het bedrijf, maar ook de maatschappij in het algemeen. Samen met stakeholders wordt een prioritering in deze lijst van onderwerpen aangebracht. Dat kan met interviews, vragenlijsten of een enquête. Als deze stakeholder relevantie helder is, bepaal je vervolgens de prioritering vanuit de organisatie (organisatie relevantie), en welke implicaties dit mogelijk heeft voor de strategie. Vaak worden resultaten gevisualiseerd in een materialiteitsmatrix.
Maak een gap-analyse en een roadmap
Een gap-analyse is een grondige inventarisatie van wat er nu al binnen een organisatie beschikbaar is aan beleid over materiële thema’s, systemen, doelstellingen, KPI’s en data in lijn met de verplichtingen uit de CSRD. En belangrijk, wat nog niet. Op basis daarvan kunnen ondernemingen zien wat er nog mist aan informatie en aan strategie. En wat er dus nog nodig is en moet gebeuren in aanloop naar de CSRD-verplichting. Het multidisciplinaire team kan hiervoor een zogenoemde roadmap maken.
Stel aanvullend beleid op en implementeer dit
Een duurzaamheidsbeleid of -strategie beschrijft doorgaans de lange termijn doelen van een onderneming op bepaalde duurzaamheidsthema’s, evenals de aanpak om die doelen te realiseren en hoe dit in governance is verankerd. Met de onderwerpen die in de materialiteitsanalyse als zeer belangrijk worden bestempeld, én waar nog geen beleid voor is, gaat het team aan de slag met het opstellen van zo’n beleid. Dat betekent doelen stellen, nadenken hoe de organisatie met zo’n onderwerp omgaat, en bepalen hoe de doelen bereikt kunnen worden. Steeds meer organisaties presenteren hun duurzaamheidsstrategie en beleid op hun website. Vanuit een duurzaamheidsverslag volgens de CSRD kan hier naar worden verwezen, of relevante stukken ook in het verslag worden opgenomen.
Zet een rapportage framework op
De volgende stap is om een rapportage framework op te zetten. Dit framework bepaalt welke informatie in het verslag komt te staan, en op welke manier. Zo beschrijft de verslaggevingsstandaard voor elk materieel thema welke indicatoren (KPI’s) gebruikt moeten worden, over welke resultaten gerapporteerd moet worden, welke doelstellingen er zijn en hoe die met elkaar samenhangen. Tevens is het goed om een koppeling te maken met standaarden, frameworks en certificeringen die een organisatie al gebruikt. Er bestaan veel verschillende standaarden en frameworks voor verslaggeving. Enkele veelgebruikte standaarden zijn:
- Global Reporting Initiative (GRI)
- CO2-Prestatieladder
- Task Force on Climate-Related Financial Disclosures (TCFD)
- Sustainability Accounting Standards Board (SASB)
- Integrated Reporting Framework
- MVO-Prestatieladder
- ISO 26000
- Sustainable Development Goals
“Er zit overlap in de verschillende standaarden, en vaak verzamelt een organisatie al bepaalde data voor deze standaarden. Een goede inventarisatie daarvan zorgt voor een goede basis om aan de CSRD-verplichtingen te voldoen.”
De CSRD verslaggevingsrichtlijn bouwt voort op bestaande standaarden zoals GRI en SASB. Beide bieden KPI’s om over specifieke duurzaamheidsthema’s te rapporteren, zoals zaken rondom medewerkers, CO2 en afval.
Zorg voor een strategie voor dataverzameling
Om aan de nieuwe richtlijn te voldoen, is het nodig om duurzaamheidsdata en -informatie te verzamelen uit de organisatie. In een strategie voor dataverzameling wordt geïdentificeerd waar welke informatie te vinden is of hoe die aanvullend te verzamelen is, wie ervoor verantwoordelijk is, hoe diegene die informatie gaat aanleveren en hoe erop wordt gestuurd. En belangrijk, welke kwaliteitschecks moeten er nog worden uitgevoerd om de informatie als betrouwbaar te bestempelen. Voor sommige data moeten wellicht nog nieuwe systemen worden aangeschaft, bijvoorbeeld over afvalverzameling.
“Hou het praktisch en pragmatisch, een framework en data-overzicht in Excel kan een goede manier zijn om te starten, later kan data worden geautomatiseerd.”
Klaar voor controle
De informatie in de duurzaamheidsrapportage moet betrouwbaar, vergelijkbaar en controleerbaar zijn. Daarom is het verstandig om in aanloop naar de CSRD-rapport je accountant goed in te haken. En de vragen te stellen: is de informatie volledig, controleerbaar en moeten we zaken verbeteren?
Rapporteren en verder verduurzamen
Deze stappen geven een goede basis om een bedrijf klaar te stomen om aan de CSRD-richtlijn te voldoen. En om de stap voorbij het verslag te zetten: hoe kunnen inzichten uit de data en verslaglegging weer landen in het bijsturen van de strategie? En hoe kan het bedrijf uiteindelijk de verdere transitie naar een meer duurzame, toekomstbestendige onderneming en economie ondersteunen.
Gaat u ook aan de slag met rapporteren over duurzaamheid?
Een duurzame strategie én rapportage vragen om een doordachte aanpak. En dat kost tijd. Maar het levert uw onderneming uiteindelijk ook veel op. Zeker als u de rapportage niet als verplichting ziet, maar als een kans om niet alleen uw bijdrage te leveren in de transitie naar een meer duurzame economie, maar daarnaast klanten en leveranciers in de keten aan u te binden, nieuwe businessmodellen te ontwikkelen en uw positie op de arbeidsmarkt te versterken. Bent u op zoek naar een sparringpartner, kritische blik, of vooral een paar extra handen in dit proces? Wij helpen organisaties te transformeren naar toekomstbestendig ondernemen, van strategie tot implementatie. Dat doen we op een toegepaste no-nonsense manier met een concrete en praktische aanpak, waarbij we focus aanbrengen in de brede duurzaamheidsvraag. Wij zorgen niet alleen voor heldere verslagen in lijn met relevante regelgeving en standaarden, maar we helpen organisaties met maatwerk ook echt verder met het implementeren van waarde creatie, waardoor het voldoen aan CSRD een kans wordt voor toekomstbestendig ondernemen.
Wilt u meer weten? Neem gerust contact op met één van onze specialisten. Wij helpen u graag.
© Grant Thornton Accountants en Adviseurs B.V. Alle rechten voorbehouden.
Grant Thornton Accountants en Adviseurs B.V. is lid van Grant Thornton International Ltd. (Grant Thornton International). Grant Thornton International en haar leden zijn geen wereldwijde vennootschap. Diensten worden geleverd door de onafhankelijke leden.