De WKR in jouw organisatie
Bij veel bedrijven is de WKR op de één of andere manier ‘in beeld’, maar niet structureel ingebed in de administratie en de processen. Elk jaar maak je de eindafrekening. Alle vergoedingen en verstrekkingen aan jouw personeel staan erop. Overschrijd je de vrije ruimte, dan geef je dat aan bij jouw aangifte loonheffingen van het volgende jaar. Over dit surplus moet je 80 procent eindheffing afdragen. Dat kan om veel geld gaan. Daarom is de vraag relevant: wie in jouw bedrijf maak je verantwoordelijk voor de WKR: Finance, HR of Payroll?
Wie is verantwoordelijk voor de WKR?
De WKR-eindheffing gaat via de aangifte loonheffingen. Dat maakt Payroll verantwoordelijk. Maar niet alle vergoedingen en verstrekkingen verwerkt jouw organisatie via de loonstrook. Wel de vaste (kosten)vergoedingen, maar niet de kosten die de werknemer apart declareert. Die verwerkt de financiële administratie. En de kosten van personeelsuitjes bijvoorbeeld, gaan weer via HR. Het is daarom belangrijk dat er goede en sluitende werkafspraken zijn tussen Payroll, HR en de financiële administratie.
WKR-kansen benutten in de praktijk
Ter illustratie een voorbeeld uit de praktijk. Bij een WKR-check door onze specialisten in de administratie van een behoorlijk grote werkgever, bleek dat een bedrag van ruim 100.000 euro ten onrechte was ondergebracht in de vrije ruimte. En deze klant had de gehele vrije ruimte ruimschoots overschreden: een surplus van een ton! Deze bijtijdse ontdekking scheelde de klant 80.000 euro eindheffing: 80 procent! Het kan natuurlijk ook de andere kant op. Als blijkt dat er jarenlang extra’s niet in de vrije ruimte zijn opgenomen, terwijl ze er wel horen. Dan zijn de bedragen nog spannender. Mogelijke boetes en een belastingrente van zeker 8 procent maken dat een serieuze zaak.
WKR masterclass en in-house training
Pas je vanuit de WKR de begrippen vergoeding, verstrekking en terbeschikkingstelling wel goed toe? Maak je optimaal gebruik van deze interessante regeling? In de WKR masterclass delen wij de laatste inzichten in de Werkkostenregeling en geven wij je praktische tips om de regeling optimaal te benutten. Een aanrader voor HR-, payroll of finance mensen die te maken hebben met de WKR. Online, in-house of bij jou op locatie: jij bepaalt hoe je de masterclass wilt volgen.
WKR-analyse: benut je de WKR optimaal?
Loonkosten maken een groot deel uit van jouw totale kosten. De WKR speelt daarin een belangrijke fiscale rol. Het beschrijft welk deel van jouw loonkosten belast is, welk deel is vrijgesteld en welk deel valt in de ‘vrije ruimte’. In de praktijk zien we dat ondernemers lang niet altijd de kansen van de WKR in beeld hebben. Een goede inrichting van de WKR-regeling beperkt niet alleen jouw risico op een naheffing van de belastingdienst. Vaak valt er ook nog genoeg te besparen. Hoe je zeker weet of je de WKR-regels goed toepast? En of je ze goed verwerkt in jouw financiële administratie?
Voor een internationale zakelijke dienstverlener hebben wij de WKR administratie gecheckt. De klant was op zoek naar duidelijkheid, omdat de regels en berichtgeving vanuit de belastingdienst ze dit niet gaf. De WKR-analyse gaf hen de bevestiging dat hun werkwijze juist is. Maar ook enkele aandachtspunten kwamen aan het licht, zoals een risico bij de onbelaste onkostenvergoedingen, omdat deze niet onderbouwd waren. Ook bleken enkele loonelementen ondergebracht te kunnen worden in de vrije ruimte. Dit leverde een besparing op van tienduizenden euro’s per jaar!
Onze WKR-analyse van jouw fiscale data toont onjuistheden in de toepassing van de WKR, die erin geslopen zijn. De analyse helpt je om jouw risico’s te minimaliseren en kansen te ontdekken. Dat geeft je inzicht en zekerheid, zodat je aan jouw stakeholders kunt laten zien dat je in control bent. Maar je kunt er ook direct meevallers mee ontdekken.
Klant case: CurTec
Business Controller Inge van der Linden als verantwoordelijke voor de werkkostenregeling, volgde ons webinar over de werkkostenregeling en liet ons de WKR-analyse uitvoeren. Inmiddels heeft CurTec helemaal de puntjes op de i staan, als het om WKR gaat. Wij spraken met Inge over de weg daar naartoe.
Van analyse tot resultaat
We bepaalden een specifieke periode en genereerden de data uit die periode. BDP leverde de relevante data en de WKR-analyse werd op die data losgelaten. Onze loonheffingenspecialisten, beoordeelden de uitkomsten van deze analyse wat BDP het gewenste inzicht gaf. Ook ontvingen zij als resultaat een managementrapportage met de nodige aandachtspunten rondom de WKR.
“De check leerde ons dat er aspecten van de WKR naar voren kwamen die wij eerder niet helemaal scherp hadden en ook de vastlegging in onze administratie was niet optimaal.”
Daniëlle Luck, BDP International
Wil je meer weten? Neem gerust contact op met één van onze specialisten. Wij helpen je graag.
© Grant Thornton Accountants en Adviseurs B.V. Alle rechten voorbehouden.
Grant Thornton Accountants en Adviseurs B.V. is lid van Grant Thornton International Ltd. (Grant Thornton International). Grant Thornton International en haar leden zijn geen wereldwijde vennootschap. Diensten worden geleverd door de onafhankelijke leden.