De vrije ruimte

Veel werkgevers vinden het lastig om te bepalen wat onder de vrije ruimte valt. Een verkeerde beoordeling kan vervelende gevolgen hebben. In dit hoofdstuk gaan wij meer in op de vrije ruimte en hoe je die kunt besteden.

Wat is de vrije ruimte?

De vrije ruimte is een percentage van de fiscale loonsom van de onderneming. Dat is het totaal van het belastbare loon van alle werknemers. Dus het loon inclusief de bijtelling voor de auto van de zaak bijvoorbeeld. Er zijn twee tarieven in 2026: 2 procent over de eerste 400.000 euro en over het meerdere 1,18 procent.

Wat valt er onder de vrije ruimte?

Alle vergoedingen die niet ‘gericht vrijgesteld’ zijn, of als ‘nihil’ zijn te waarderen vallen onder de vrije ruimte. Met één belangrijke voorwaarde: mits de vergoeding gebruikelijk is. De werkgever kan overigens altijd de vergoeding aanwijzen als regulier loon. Een lijst van kosten is gericht vrijgesteld. Bijvoorbeeld reiskosten van maximaal 23 cent per kilometer of openbaar vervoerskosten, de kosten voor een verklaring omtrent gedrag, de thuiswerkvergoeding van maximaal 2,45 euro per thuiswerkdag of voor maaltijden tijdens dienstreizen. Ook een aantal nihil-waarderingen is aangewezen in de WKR. Bijvoorbeeld werkkleding, consumpties tijdens werktijd op de werkplek - zoals koffie, thee, koekje, soep, et cetera. Die laatste vallen onder nihil-waarderingen, zolang het maar geen maaltijd is. Is het wél een maaltijd, dan moet je een forfaitair bedrag van 4,05 euro als loon voor de werknemer verwerken of als eindheffing aanwijzen en in de vrije ruimte van de WKR verwerken.

Hoe vrij is de vrije ruimte?

De vrije ruimte kun je vrij besteden – tot op zekere hoogte. Het is bedoeld voor zaken waarvoor je de werknemer niet wilt belasten. Als je een fiets wilt geven dan mag dat onbelast. Of een bonus, een thuiswerkvergoeding, fitnessabonnement, kerstpakket, noem maar op! Vergoedingen en bonussen tot een bedrag van 2.400 euro per persoon per jaar vindt de belastingdienst ‘gebruikelijk’. Er is voor WKR-vergoedingen een gebruikelijkheidstoets.

Let op de gebruikelijkheidstoets

WKR-vergoedingen mogen niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dat is de gebruikelijkheidstoets. Het moet gebruikelijk zijn dat de werknemer extra’s van een bepaalde omvang belastingvrij krijgt. Ook moet het gebruikelijk zijn dat de werkgever de loonbelasting en premie volksverzekeringen via de eindheffing voor zijn rekening neemt. Wat gebruikelijk is kan per bedrijf en bedrijfstak verschillen. De afwijking van 30 procent geldt niet voor het al genoemde maximum bedrag van 2.400 euro. Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen tot 2.400 euro per persoon per jaar blijven dus uitkomen op maximaal 2.400 euro. Bij de gebruikelijkheidstoets wordt gekeken naar:

de soort vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen en de waarde ervan;
de hoogte van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen;
wie de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen krijgen;
de vraag of tariefvoordeel een doorslaggevende rol speelt bij de aanwijzing als eindheffingsloon.

Als de vrije ruimte niet genoeg is, wat dan?

Dan kost het je als werkgever geld. Als alle aangewezen vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte overschrijden, dan moet je over het surplus 80 procent eindheffing afdragen. Dat doe je in de aangifte loonheffingen van het volgende jaar. Deze eindheffing komt voor rekening van de werkgever en mag je dus niet verhalen op de werknemers.

Blijf op de hoogte

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe inzichten over financiën, bedrijfsvoering en strategie.

De vrije ruimte in de praktijk: een aantal opmerkelijke punten en tips

Wij zien veel verschillende situaties. Hier volgen wat veelvoorkomende fouten en tips:

Bij grotere ondernemingen hebben vaak verschillende functies met de WKR van doen. Bijvoorbeeld HR, finance en payroll. Het is natuurlijk handig als zij van elkaar weten wat ze doen. Nog beter is het om daar één functie eindverantwoordelijk voor te maken.
De onjuiste boekingen in de financiële administratie. Er is dan onvoldoende inzicht in de bestedingen. Een overschrijding kan zo makkelijk te laat ontdekt worden.
In de berekening van de vrije ruimte sluipen fouten. Medewerkers rekenen bijvoorbeeld met een verkeerde loonsom.
Tip: onderbouw de vaste kostenvergoedingen met recente gegevens van de soort en omvang van de kosten die eronder vallen. Als die er niet is dan gaat de hele vergoeding ten laste van de vrije ruimte. Een onderzoek naar de werkelijke kosten is daarom vaak de moeite waard.
Voor de waardering van verstrekkingen en geschenken moet je voor de loonheffingen de kosten nemen inclusief de btw. Dat geldt dus ook voor de WKR en dat blijkt niet altijd uit de boekingen in het grootboek.
Tip: een onderneming die bestaat uit meerdere dochtermaatschappijen kan soms de concernregeling toepassen. Als de ene BV een overschrijding heeft van de WKR en een andere heeft nog vrije ruimte ‘over’, dan mag je dat salderen. De afrekening van eindheffing kan per saldo lager of zelfs nul worden. Lang niet altijd is dat goed in beeld bij de onderneming. Door de twee tarieven die gelden, kan het de moeite lonen om de concernregeling niet (meer) toe te passen. De keuze om de concernregeling wel of niet toe te passen kan jaarlijks worden gemaakt.
Wat hoort waar? Een werkplek is de plek waar de werkzaamheden gewoonlijk worden uitgevoerd en waarvoor de werkgever arboverantwoordelijk is. Een feestje, borrel of sinterklaasfeest op de werkplek is een nihil waardering. Maar als er ook een maaltijd wordt genoten, dan breng je de forfaitaire waarde van de maaltijd in de vrije ruimte onder. Als de activiteit buiten de werkplek is dan gaat het tegen de factuurwaarde volledig in de vrije ruimte.
Tip: Let op de Gebruikelijkheidstoets bij medewerkers die het minimumloon verdienen of bijvoorbeeld stagiairs die slechts een stagevergoeding ontvangen. Hoewel het niet ongebruikelijk is, vindt de belastingdienst het niet goed om een deel van het loon of de stagevergoeding als eindheffingsloon aan te wijzen.