Zo voert u een exitgesprek

Een goed begin is het halve werk. Zeker als het om reorganise­ren gaat. Nadat vast is komen te staan dat de loonkosten een onevenredig zware wissel trekken op de bedrijfsbalans, is het be­langrijk na te gaan denken over die loonkosten. Want loonkosten omlaag brengen is het doel, maar er zijn verschillende middelen om dat doel te bereiken.

Roeland de Jong

Gedragstrainer bij Exellior

Exellior geeft cursussen in blijvende gedragsveranderingen
“Communiceer de beslissing gelijk aan het begin van het gesprek. Eerst een tijdje om de hete brei heen draaien, daar heeft niemand wat aan.”

Roeland vindt het erg belangrijk om het doel van het exitgesprek goed voor ogen te hebben. Het voeren van exitgesprekken kan lastig zijn om een aantal redenen:

  • Je wil niet de brenger zijn van slecht nieuws.
  • Je weet niet hoe de werknemer erop zal reageren.
  • Je weet dat de werknemer het al lange tijd financieel lastig heeft.

Daardoor sneeuwt de boodschap van het exitgesprek nogal eens onder. Mensen zijn geneigd om een aanstaand ontslag voorzichtig te brengen. “We denken eraan om” of “We zijn ons aan het oriënteren op” of zelfs “Grote kans dat”. Allemaal zinsneden die we onwillekeurig gebruiken om het nieuws minder hard bij de ander aan te laten komen.

Niet alleen de werknemer maar ook de werkgever kan gespannen zijn tijdens het gesprek. Vaak praat men dan tijdens de eer­ste minuten van het exitgesprek eerst nog over koetjes en kalfjes. Ook dit draagt niet bij aan het duidelijk overbrengen van de boodschap, vindt Roeland.

Laat duidelijk en stellig weten dat het besluit van ontslag al is genomen. Daardoor is het voor de werknemer duidelijk dat het hoe dan ook gaat gebeuren. De wijze waarop het vervolgens gaat gebeuren en de afwikkeling ervan, daar kunnen partijen dan verder nog over praten. Maar het besluit an sich staat vast.

Blijf op de hoogte

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe inzichten over financiën, bedrijfsvoering en strategie.

Volgens Roeland bepaalt de voorbereiding van het ontslaggesprek het uiteindelijke succes. Zorg er daarom voor dat je voorafgaand aan het gesprek de feiten goed helder hebt. En dat je eventuele financiële tegemoetkomingen hebt doorgerekend. Wat is de opzegtermijn voor de betreffende werknemer? Wat is de hoogte van de vergoeding die het bedrijf bereid is te bieden? En wat is de vermoedelijke duur van een eventuele WW-uitkering waar de werknemer recht op kan hebben. Al deze zaken kan je schriftelijk voorbereiden, en ook uitwerken in bijvoorbeeld een brief of notitie die je meeneemt in het gesprek.

De kwaliteit van een goed exitgesprek, aldus Roeland, hangt af van hoe de werknemer het gesprek ervaart. Des te meer is het van belang om het besluit duidelijk te communiceren, aandach­tig naar de reactie van de werknemer te luisteren (zodat je gelijk kan checken of de boodschap is overgekomen) en te bespre­ken hoe je de werknemer zo goed mogelijk ondersteunt bij zijn uitdiensttreding.

Misschien heeft de werknemer baat bij een iets langere opzegtermijn of bij het behoud van zijn leaseauto tijdens zijn sollicitatieperiode. Uiteindelijk maakt dit het ontslag niet minder vervelend, maar kijkt de werknemer wel positief terug op de ontwikkeling daarvan.

We weten nu hoe we het beste een exitgesprek voeren. In het volgende hoofdstuk brengen we in beeld welke verplichtingen gelden bij ontslag van meer dan 20 werknemers.