In vijf stappen naar een duurzaam contract: hoe doe je dat?
Op het moment dat je de beslissing hebt genomen om duurzaam te contracteren, is natuurlijk de vraag: waar begin je? Er is geen vast stappenplan voor duurzaam en bewust contracteren, dit is voor iedereen een ander proces. Er zijn wel enkele standaard stappen om je op weg te helpen.
De juiste mindset
Het is misschien een open deur: om duurzaam te contracteren is een duurzame mindset noodzakelijk. Start dus met het vaststellen van de duurzaamheidsvisie en -doelen van jouw onderneming. Dit houdt in dat je nadenkt over wat duurzaamheid voor jouw onderneming betekent, welke ESG-aspecten relevant zijn en welke concrete doelen je wilt bereiken op korte en lange termijn. Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen:
- Met wie of wat voor organisaties wil je zakelijke relaties hebben?
- Hoe wil je je duurzaamheidsprestaties en -impact meten en verbeteren?
- En hoe wil je dit vormgeven in het contract?
- Welke internationale normen, richtlijnen of principes wil je volgen of toepassen?
- Wat past bij de identiteit en waarden van jouw onderneming?
- Welk imago wil je uitdragen?
- Wil je duurzaam omgaan met je werknemers?
Allemaal relevante vragen!
Bij het opstellen van het contract en de daarbij horende duurzaamheidsambities is het belangrijk ook rekening te houden met de belangen van stakeholders. Wie zijn de belangrijkste stakeholders en wat zijn hun duurzaamheidsbelangen en verwachtingen? Denk aan werknemers, klanten, investeerders en toezichthouders.
Door te bepalen wat belangrijk is en welke duurzaamheidsdoelen je wilt nastreven, krijg je een duidelijk beeld van de sterke punten en verbeterpunten van jouw onderneming. Dat inzicht is de basis voor duurzaam contracteren.
Toetsen van (bestaande en nieuwe) contracten
Nu je met een duurzame mindset naar zaken kijkt, is het belangrijk om de contracten die je gaat afsluiten of al hebt gesloten te (blijven) toetsen aan jouw duurzaamheidsvisie en -doelen. Niet elk contract komt hiervoor in aanmerking, dus bedenk welke contracten jij op duurzame wijze wilt afsluiten. Contracten met werknemers, ZZP’ers, leveranciers, distributeurs, klanten en consumenten? Zo kun je overwegen om in contracten met werknemers duurzame arbeidsvoorwaarden op te nemen.
Ook in je statuten en aandeelhoudersovereenkomsten kun je duurzaam zijn. Let er dan wel goed op dat je vanuit het juiste doel vertrekt. Houd de omschrijving in de statuten bijvoorbeeld algemeen en ga in je aandeelhouders- en managementovereenkomst dieper in op wat je beoogt met de duurzame doelstellingen voor jouw onderneming.
Daarnaast zijn er natuurlijk contracten met leveranciers, distributeurs, klanten en consumenten. Onderzoek of de afspraken met hen de nadruk leggen op duurzame productie en logistieke processen. Voeg eventueel clausules toe die duurzaamheid stimuleren. Zorg ervoor dat ook je contracten met klanten en consumenten duurzaamheid reflecteren. Dit kan variëren van verpakkingsrichtlijnen tot richtlijnen voor retourlogistiek.
Houd de overeenkomst eens tegen het licht en vraag jezelf af: in hoeverre komt het contract overeen met wat ik van mijn contractspartner(s) verwacht? En wat mag mijn contractspartner van mij verwachten?
Door deze vraag te stellen, krijg je inzicht in eventuele verschillen tussen wat er op papier staat en de huidige verwachtingen van beide partijen. Dit is een uitstekende basis voor het maken van de benodigde aanpassingen.
Niet alle contracten zijn even geschikt voor duurzame aanpassingen. Daarom is het belangrijk om de aard van elk contract goed te bekijken en te bepalen welke contracten de grootste impact kunnen hebben op het behalen van jouw duurzaamheidsdoelen.
“Als werkgever van nu kun je niet meer om duurzaam HR heen. De arbeidsmarkt verandert in een rap tempo en nieuwe werknemers hechten steeds meer waarden aan groene arbeidsvoorwaarden. Overweeg bijvoorbeeld in contracten met werknemers duurzame arbeidsvoorwaarden op te nemen, zoals flexibele werkuren, aandacht voor inclusiviteit, gezondheid en veiligheid of wellicht zelfs een budget voor de energieverbetering bij mensen thuis. Uiteindelijk snijdt dat mes aan twee kanten, want daarmee zet je je onderneming ook nog eens neer als milieu- en sociaal bewust!”
Anne Hofman
senior manager arbeidsrecht praktijk
Open communicatie met stakeholders
Naast een duurzame mindset en analyse van bestaande en nieuwe contracten is het belangrijk dat je jouw stakeholders meeneemt in het proces. Stakeholders zijn bijvoorbeeld aandeelhouders, klanten, de mensen met wie je contractueel een relatie hebt, et cetera. Praat dus met je stakeholders over wat duurzaamheid voor jouw onderneming betekent. Het is belangrijk dat zij begrijpen waarom deze veranderingen belangrijk voor jouw onderneming en voor jou zijn. Laat zien hoe deze aanpassingen kunnen leiden tot gemeenschappelijke doelen. Leg uit hoe de voorgestelde veranderingen goed zijn voor jullie samenwerking en de toekomst van beide partijen en hoe dit past in het maatschappelijk ondernemen dat jij voor ogen hebt.
Een goed contract vereist dat beide partijen niet alleen hun eigen doelen duidelijk hebben, maar ook die van de ander begrijpen. Wat willen jouw partners precies uit deze relatie halen? Hebben zij nagedacht over duurzaamheid? Wat is voor hen belangrijk? Dit helpt om realistische verwachtingen te scheppen en voorkomt misverstanden in de toekomst.
Vaak zijn verschillen tussen partijen niet onoverkomelijk. Zorg ervoor dat je duidelijkheid krijgt over de redenen achter een standpunt. Als een verschil toch aanzienlijk blijkt te zijn, is het goed dat beide partijen hierover helderheid krijgen. Dit helpt om teleurstellingen en conflicten achteraf te voorkomen.
Het uiteindelijke doel is om een partnerschap te vormen waarin beide partijen hun duurzaamheidsdoelen bereiken. Door samen te werken en open te communiceren, kun je niet alleen je eigen doelen behalen, maar ook bijdragen aan de duurzame ontwikkeling van jouw partners en de bredere gemeenschap.
Pas taalgebruik en lengte aan
Contracten zijn vaak lang met veel juridisch jargon dat voor veel mensen onduidelijk en onbegrijpelijk is. Dat is lastig en leidt tot verwarring, miscommunicatie, ontevredenheid bij de contractpartijen en uiteindelijk zelfs tot geschillen. (Her)schrijf het contract daarom zo dat het voor iedereen gemakkelijk te lezen en te begrijpen is. Bij het opstellen of herzien van een duurzaam contract is het een belangrijke overweging of partijen er in de praktijk mee uit de voeten kunnen. Als uitgangspunt geldt dat je contractsbepalingen zo helder mogelijk moet opstellen. Met duidelijke bewoording is minder uitleg nodig om de bedoeling van alle partijen weer te geven.
Gebruik dus korte en duidelijke zinnen, vermijd jargon en afkortingen en leg eventuele technische termen uit. Zorg ervoor dat het contract een logische structuur heeft. Het is belangrijk dat zowel de tekst als de opmaak van het contract in lijn zijn met de cultuur van de onderneming. Dit betekent dat de toon en stijl van het contract passen bij de identiteit en waarden van de onderneming en dat de lay-out en vormgeving aantrekkelijk en professioneel zijn. Op deze manier maak je niet alleen de inhoud van het contract begrijpelijk, je vergroot zo ook de betrokkenheid en acceptatie van de contractpartijen.
Een begrijpelijke inhoud van het contract bevordert transparantie in de rechten en verplichtingen van alle betrokken partijen. Hierdoor verminder je de kans op misverstanden en interpretatieverschillen en dit leidt tot een betere uitvoering van het contract en verkleint de kans op geschillen, kosten en juridische procedures in de toekomst.
Denk ook na over de lengte van het contract. In Nederland hebben we een systeem waarbij rechten en plichten in de wet goed geregeld zijn. Het is daardoor mogelijk om voorwaarden terug te brengen en het contract te beperken tot een aantal pagina’s met heldere en simpele bewoording. Dat geeft je als ondernemer ook nog eens een unieke kans om je in de markt te profileren. Het is efficiënt (want geeft een snellere besluitvorming) en levert niet alleen tijdswinst op in het onderhandelingstraject en vlotte uitvoering van de overeenkomst, het maakt ook de contractuele verhouding tussen partijen volstrekt transparant. Dit heeft weer een positief effect op de relatie tussen alle partijen en kan leiden tot een gezondere en productievere relatie tussen partijen op langere termijn. Tot slot voorkom je hiermee ook nog eens dat onbedoeld de bewijslast of risicoverdeling afwijkt van de wet.
Monitoren en evalueren
Als ondernemer is het belangrijk om voortdurend te blijven werken aan het verbeteren van duurzaamheid binnen je onderneming. Zo zorg je ervoor dat je de doelen die je hebt gesteld ook bereikt:
- Bekijk gemaakte afspraken en lopende processen regelmatig en pas deze aan als het nodig is.
- Liggen er nieuwe risico’s op de loer?
- Klopt iets niet? Kom op tijd in actie!
- Overleg met je partners/stakeholders en tref maatregelen of pas misschien zelfs je doelen aan.
- Koppel regelmatig terug over hoe alles gaat.
- Komen je prestaties overeen met de doelen die je eerder hebt vastgesteld? Zo niet, bepaal dan wat je moet aanpassen om je duurzaamheidsambities te realiseren.
- Bespreek eventuele knelpunten of verbeterpunten met alle betrokken partijen. Dit kan betekenen dat je het contract of de werkwijze moet aanpassen.
Voortdurend evalueren en overleggen zorgt voor nieuwe inzichten en biedt kansen voor verdere verbetering en innovatie. Dit maakt je onderneming nog duurzamer en biedt nieuwe mogelijkheden.
Conclusie
Duurzaam contracteren is een cruciale stap om duurzaamheidsdoelen binnen jouw onderneming te verwezenlijken. Sta bewust stil bij welke contracten de meeste impact hebben en beoordeel met een heldere blik waar aanpassingen nodig zijn. Zo voer je effectief veranderingen door. Dit helpt naast jouw onderneming óók jouw partners bij het gezamenlijk realiseren van een duurzame toekomst.
Duurzaam contracteren gaat daarbij verder dan alleen een juridische overeenkomst: het vraagt om een verandering in mindset en biedt de kans om echt impact te maken! Het creëert een sterke basis voor langdurige en betrouwbare relaties en zorgt ervoor dat duurzaamheid écht een integraal onderdeel van elke samenwerking is.
Het vereenvoudigen van contracten en bevorderen van een open samenwerking minimaliseert het risico op geschillen. Dit draagt bij aan een positieve reputatie die aansluit bij de verwachtingen van stakeholders. Ook stelt het je in staat om concrete duurzaamheidsdoelen, zoals ESG-criteria, daadwerkelijk in de praktijk te brengen.
Neem contact op
Wil je meer weten? Neem gerust contact op met ons op. Wij helpen je graag.
© Grant Thornton Accountants en Adviseurs B.V. Alle rechten voorbehouden.
Grant Thornton Accountants en Adviseurs B.V. is lid van Grant Thornton International Ltd. (Grant Thornton International). Grant Thornton International en haar leden zijn geen wereldwijde vennootschap. Diensten worden geleverd door de onafhankelijke leden.