Roadmap naar een duurzaam HR beleid
In 3 stappen naar een duurzaam HR beleid
We hebben hiervoor gezien dat het implementeren van een duurzaam HR beleid een belangrijke stap is om een toekomstgerichte werkomgeving te bevorderen en tegelijkertijd in lijn te zijn met bredere maatschappelijke en milieudoelstellingen. Maar zomaar aanpassingen doorvoeren in het bestaande HR beleid, is onverstandig. Je wilt goed nadenken over de redenen achter de wijzigingen, wat je precies wilt wijzigen (en opnieuw: waarom) en ook voldoende tijd stoppen in het uitrollen daarvan. Daarvoor kan je deze roadmap gebruiken. De roadmap definieert drie essentiële stappen voor het succesvol implementeren van een duurzaam HR beleid.
Waarom?
Misschien wel het aller belangrijkste, het bepalen van een duidelijke strategie en visie voor het HR beleid. Deze fundamentele stap dient als een leidend kompas, biedt het kader voor aanpassingen en initiatieven in de toekomst en zorgt voor samenhang binnen de organisatie.
Waar staat jouw organisatie voor?
Door een duidelijke strategie en visie voor duurzaam HR te definiëren toont jouw onderneming de toewijding van de organisatie aan ethische en verantwoorde bedrijfspraktijken. In een tijdperk waarin maatschappelijk verantwoord ondernemen steeds meer wordt bekeken, toont het hebben van een robuust kader de verantwoordelijkheid en integriteit van jouw organisatie aan. Door een visie te formuleren die milieuvriendelijke, sociale en governance (ESG) principes integreert in HR beleid, kan jouw organisatie proactief reageren op urgente kwesties zoals diversiteit, inclusie, het welzijn van medewerkers en milieuduurzaamheid.
Het vormt een kader waarbinnen te navigeren
Bovendien biedt een goed gedefinieerde strategie een routekaart voor het prioriteren van initiatieven en het effectief toewijzen van middelen. Het stelt HR professionals in staat om belangrijke aandachtsgebieden te identificeren op basis van de unieke waarden, doelen en verwachtingen van belanghebbenden. Of het nu gaat om het verminderen van de uitstoot van koolstof, het verbeteren van de betrokkenheid van medewerkers of het bevorderen van diversiteit, een strategische aanpak zorgt ervoor dat inspanningen gericht zijn op deze initiatieven goed uit de verf komen.
Het werkt betrokkenheid van personeel in de hand
Ook, en zeker niet onbelangrijk, bevordert het vaststellen van een duidelijke strategie de betrokkenheid binnen jouw organisatie. Door de mensen op alle niveaus - van het hoger management tot medewerkers op de werkvloer - te betrekken bij het strategische planningsproces, kan jouw organisatie een gedeeld gevoel van doel en eigendom cultiveren. Dit is een van de krachtigste stappen om te zetten. Je bereikt hiermee daadwerkelijk dat er een verandering plaatsvindt in het DNA van de organisatie. De visie op het gebied van ESG (die in dit geval tot uiting komt in het HR beleid) wordt ook echt als zodanig ervaren en gedragen door het personeel.
Het vestigt de externe blik op jouw organisatie
Uiteraard werkt dit ook door naar buiten, waar het kan leiden tot tastbare zakelijke voordelen voor de organisatie. Organisaties met sterke duurzaamheidspraktijken presteren vaak goed op het gebied van financiële resultaten, innovatie en medewerkerstevredenheid. Door toptalent aan te trekken en de merkreputatie te verbeteren kan een duurzame HR praktijk op de lange termijn waardecreatie en concurrentievermogen stimuleren.
Dan nog even praktisch
Uiteraard kan je bij het bepalen van de visie inzetten op alle drie de ESG-pijlers, dus een ‘waarom’ formuleren dat zowel het milieu, sociaal en governance raakt. Wij raden aan om dicht te blijven bij het eigen gevoel en echte beweegredenen, en dat kan net zo goed te maken hebben met maar een van deze pijlers. De reden achter het willen voeren van een duurzaam HR beleid heeft dus bijvoorbeeld te maken met een aantrekkelijker werkgever willen zijn voor toekomstige generaties, vanuit persoonlijke idealen een steentje willen bijdragen aan vitaliteit en gezondheid van het personeel of graag zien dat medewerkers minder met het vliegtuig en vaker met de auto of zelfs de trein op vakantie gaan.
Wat?
Zodra u duidelijk heeft waarom u het bestaande HR beleid wilt verduurzamen, is het tijd om concreet te worden door te bepalen welke elementen binnen het HR beleid je dan wilt verduurzamen. Niet alle zaken lenen zich daarvoor, en wellicht zijn sommige elementen van het bestaande HR beleid een resultaat van jarenlang werken (en ben je blij dat het er staat). Je zult al snel merken dat je bij de uitwerking van deze stap continu teruggrijpt naar de vorige stap waar je jouw doelen en het waarom hebt gedefinieerd. Vaak beginnen werkgevers halsoverkop bepaalde arbeidsvoorwaarden ‘om te katten’ naar een groenere versie daarvan, met het idee snel klaar te zijn. Maar het is belangrijk om steeds terug te grijpen naar de redenen of het ‘waarom’ achter de wijzigingen, en ook steeds vooruit te kijken naar de praktische uitwerking van de voorgestelde wijziging. Stel dat je als onderneming milieu gerelateerde doelstellingen hoog in het vaandel heeft staan en om die reden hebt besloten in te willen zetten op het verminderen van uitstoot van koolstof (de ‘E’ van ESG). Vervolgens wil je het bestaande HR beleid op dat punt beoordelen. Je pakt dus het mobiliteitsbeleid van de onderneming erbij. Uiteraard is dit een voorbeeld. Steeds zal een onderneming moeten onderzoeken wat niet alleen de bestaande arbeidsvoorwaarden, maar ook de wervings- en selectieprocessen, prestatiebeoordelingen, training en ontwikkeling, en employee engagement initiatieven zijn. Door de sterke punten en zwakke punten van het bestaande HR beleid te identificeren, en daar vervolgens de beoogde duurzame wijzigingen als een soort transparante blauwdruk overheen te leggen, zie je de mogelijkheden, knelpunten en bovenal welke aanpassingen nodig zijn.
De rol van de medewerker
Medewerkers kunnen een essentiële rol spelen bij het definiëren van groene arbeidsvoorwaarden en het verduurzamen van het HR beleid. Hun dagelijkse ervaringen en inzichten zijn waardevol voor het identificeren van verbeterpunten en het ontwikkelen van effectieve groene initiatieven. Door medewerkers actief te betrekken als klankbord, creëer je een inclusief proces dat resulteert in HR beleid dat beter aansluit bij de behoeften van alle betrokkenen en wat vervolgens ook beter gedragen zal worden. Organiseer bijvoorbeeld brainstormsessies, enquêtes of werkgroepen om ideeën en feedback van werknemers te verzamelen.
De rol van de adviseur
Op het gebied van het vergroenen van arbeidsvoorwaarden zijn ontzettend veel mogelijkheden. Het is daarom altijd nuttig om bij deze stap een adviseur te betrekken, die ook inzicht geeft in de praktische uitwerking. Terug naar het voorbeeld uit de vorige alinea van de onderneming die milieu gerelateerde doelstellingen hoog in het vaandel heeft staan, en om die reden heeft besloten een jaarlijks budget aan het personeel ter beschikking te stellen om de eigen woning te verduurzamen. Een prachtig initiatief, maar als ondernemer wil je ook weten wat dit bijvoorbeeld voor fiscale consequenties heeft voor de ondernemer. De fiscaal adviseur kan je hier verder bij ondersteunen.
John Boer
Senior manager Tax bij Grant Thornton Gespecialiseerd in de WKR
Kan de fiscus helpen bij de verduurzaming van arbeidsvoorwaarden?
“De werkkostenregeling (WKR) is een regeling die nog onvoldoende bekend is bij werkgevers en DGA’s. De WKR biedt mogelijkheden voor het geven onbelaste vergoedingen, zowel in loon als in natura (zoals een personeelsfeest of een kerstpakket). De vrije ruimte is een bepaald percentage van de bruto loonsom van de onderneming.
Ook belangrijk is dat de fiscus je helpt bij het vergoenen van arbeidsvoorwaarden. Het staat werkgevers en medewerkers fiscaal vrij om de arbeidsvoorwaarden, in het bijzonder de beloning, optimaal af te stemmen op de wettelijke mogelijkheden. Hierdoor is het mogelijk dat de werkgever bijvoorbeeld zonnepanelen, een thuisaccu of een (elektrische) fiets onbelast vergoedt aan de medewerker. Dit kan zelfs op een voor de werkgever kostenneutrale manier, door het inleveren van bruto loon(-componenten) door de medewerker. Het fiscaal voordeel is dan voor de medewerker.
Maar er zijn meer mogelijkheden. Denk aan het inleveren van brutoloon voor bijvoorbeeld extra verlofdagen zonder fiscale gevolgen of het toekennen van een onbelaste bonus (als hiervoor voldoende vrije ruimte beschikbaar is binnen de WKR).
Welke kosten vallen onder de WKR? En hoe benut je de vrije ruimte van de WKR? Wij beantwoorden deze vragen en geven tips over hoe je groene(re) arbeidsvoorwaarden fiscaal aantrekkelijk kan inrichten.”
Hoe?
Je hebt voor ogen welke elementen je binnen het bestaande HR beleid wilt aanpassen om te komen tot uw duurzame doelstellingen. De volgende stap is - we zitten nog steeds aan de tekentafel - te bepalen hoe deze aanpassingen doorgevoerd kunnen worden. Daarmee betreden we het terrein van het arbeidsrecht.
Bij het doorvoeren van voorgestelde wijzigingen in het HR beleid is het belangrijk om te beoordelen of individuele of collectieve instemming vereist is van medewerkers. Deze stap is belangrijk om ervoor te zorgen dat de voorgestelde wijzigingen op een rechtmatige en rechtvaardige manier worden doorgevoerd, met respect voor de rechten en belangen van alle betrokkenen.
Individuele instemming
Individuele instemming houdt in dat medewerkers individueel akkoord moeten gaan met de voorgestelde wijzigingen in het HR beleid. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij veranderingen in arbeidsvoorwaarden, zoals salariswijzigingen, werktijden of functieomschrijvingen. Het is belangrijk om te controleren of individuele instemming nodig is volgens de en eventuele interne beleidsregels.
Collectieve instemming
Aan de andere kant kan voor bepaalde wijzigingen collectieve instemming vereist zijn van medewerkers of hun vertegenwoordigers, zoals een ondernemingsraad of vakbond. Dit kan bijvoorbeeld spelen wanneer je de bestaande vakantieregeling of ziekteverzuimregeling wilt verduurzamen (en daarmee dus aanpassen). Het is belangrijk om de juiste procedures te volgen en eventuele vereisten voor collectieve instemming zorgvuldig te overwegen.
Check de cao
Ondernemingen die vallen onder een cao moeten een extra stap zetten. Voor deze ondernemingen is het belangrijk na te gaan of er specifieke bepalingen in de toepasselijke cao zijn die van invloed kunnen zijn op de voorgestelde wijzigingen in het HR beleid. Sommige cao’s hebben een standaard karakter, wat inhoudt dat geen enkele afwijking (positief noch negatief) van de cao is toegestaan. Het is van belang om te (blijven) voldoen aan deze cao-bepalingen, ook wanneer je bepaalde arbeidsvoorwaarden wilt verduurzamen (en verbeteren). Zowel op het punt van de instemming (individueel en collectief) als een toepasselijke cao, is het verstandig advies in te winnen van een arbeidsjurist. Sowieso is het zinvol om bij deze stap een jurist te betrekken, omdat die kan meelezen bij de correcte en volledige vastlegging van het nieuwe HR beleid en de eventuele gewijzigde arbeidsvoorwaarden.
Loveli, een innovatief beautymerk met haar roots in Haarlem en sinds enkele jaren klant van Grant Thornton, verkoopt natuurlijke en troepvrije producten voor huid en haar. Met een passie voor natuurlijke ingrediënten en duurzaamheid, biedt Loveli producten die zowel effectief als veilig zijn voor mens en milieu. Wij gaan in gesprek met Willemijn de Moor, Lead People & Culture van deze organisatie.
Welke rol speelt duurzaam HR binnen Loveli?
“Bij elke keuze die we maken, en dat geldt eigenlijk voor alles, kiezen wij altijd eerder voor duurzaam. Het speelt dus een hele grote en belangrijke rol. Wij geloven er in dat als ons HR beleid duurzaam is, de uitkomst ook duurzamer is. We beginnen ons handboek bijvoorbeeld met de volgende zin "bij Loveli geloven we dat het team alles is". Want hoe kunnen wij anders producten maken en onze Lovelees (onze klanten) helpen?”
Waarom is op een duurzame manier omgaan met personeel zo belangrijk voor Loveli?
“We willen de leukste en fijnste werkgever zijn van Nederland. Dat was en is dus het uitgangspunt. We maken onze eigen keuzes want we hebben geen investeerder. Zo kiezen we ervoor haantjesgedrag niet toe te staan en geven we veel vertrouwen aan ons team. Ook kunnen medewerkers zich binnen Loveli ontwikkelen. Werken moet leuk zijn en ook blijven.
We geloven dat dit het werkgeluk van ons team vergroot en dat werknemers hierdoor langer bij ons in dienst blijven, wat uiteindelijk weer resulteert in een stabiel(er) bedrijf! In een team moet je investeren, zowel financieel maar vooral ook niet financieel. Dat is écht duurzaam HR beleid in mijn ogen. Dus niet alleen een fietsabonnement voor de medewerkers (wat overigens best fijn is, don't get me wrong), maar het gaat echt verder dan dat.”
Hebben jullie nog plannen/dromen voor in de toekomst, op het gebied van duurzaam HR?
“Er zijn altijd dromen! Maar dit jaar staat in het teken van 'versterk je basis' en dus focussen we ons op dit moment op ons huidig HR beleid en het verstevigen ervan. Want ook dat is duurzaam HR beleid. Wat hebben we en waarom doen we dat eigenlijk? Past dat nog wel bij Loveli of moeten we iets aanpassen? Zo zijn we op dit moment bezig met een aantal cultuursessies om onze cultuur weer eens opnieuw te bekijken. Geen grote veranderingen, maar misschien een kleine koerswijziging. Ook willen we dit jaar een verzuim APK laten doen, want wat doen we eigenlijk goed op het gebied van verzuim, wat kan beter en wat vergeten we? Dan kunnen we hopelijk nog meer duurzame HR keuzes maken!”