De 6 stappen van due diligence van de waardeketen
Het identificeren, voorkomen, beperken en verantwoorden van nadelige gevolgen voor mensenrechten en het milieu in alle activiteiten rondom de productie en distributie van goederen en diensten kan behoorlijk uitdagend zijn – vooral als er überhaupt al weinig inzicht is in je waardeketen.
Welke stappen moeten organisaties nemen om inzicht en transparantie te krijgen in hun waardeketen en hoe kunnen ze vervolgens 'verantwoordelijkheid nemen'?
De OESO 6-stappenmethode voor due diligence vormt de basis van de aanpak die wordt aanbevolen door Impact House by Grant Thornton. In de beschrijving van elk van de stappen worden pragmatische en praktische acties voorgesteld op basis van onze ervaring en best practices van bedrijven die vooroplopen in ketenverantwoordelijkheid.
Je zaken op orde krijgen: verantwoordelijk zakelijk gedrag verankeren in beleid en managementsystemen
Verantwoordelijkheid voor de waardeketen begint binnen je eigen bedrijf: doe wat je zegt. Zorg dat het duidelijk is hoe groot de ambities zijn, wat de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van het bedrijf is met betrekking tot de belangrijkste ESG-onderwerpen in de waardeketen, en wat de kansen en risico's zijn van het (niet) hebben van een goede due diligence in de waardeketen.
Analyseer vervolgens welke structuren, beleidsregels en processen de organisatie al heeft en welke geïmplementeerd of geüpdatet moeten worden om aan te sluiten bij de ambities, waarden en verwachtingen van het bedrijf. Integratie in de bestaande bedrijfsstrategie en het bestuur zorgen dat de directie betrokken is en dat het duidelijk is wat de verantwoordelijkheden zijn binnen de directie en het hoger management.
Nadelige gevolgen identificeren en beoordelen
Bedrijven zijn verplicht om werkelijke en potentiële nadelige gevolgen voor mensenrechten en het milieu van hun activiteiten, dochterondernemingen en zakenpartners te identificeren en te beoordelen. Dit houdt in dat de waardeketen in kaart wordt gebracht en dat er diepgaande evaluaties worden uitgevoerd van de gebieden waar de kans op potentiële nadelige gevolgen het grootst is.
Voor het identificeren van de impact heb je eerst een duidelijk beeld van de waardeketen nodig. Dit kun je (bijvoorbeeld) doen met behulp van een eenvoudig Excel-sjabloon. Zet eerst op een rijtje wat er al bekend is en breid dit vervolgens uit door middel van deskresearch en interactie met interne en externe belanghebbenden (zie het volgende hoofdstuk voor meer detail).
Zodra een eerste beeld van de waardeketen is vastgesteld, gebruik dan deskresearch en interactie met de belangrijkste belanghebbenden in de waardeketen (leveranciers, maar ook betrokken partijen) om mogelijke effecten en risico's met betrekking tot de activiteiten in de waardeketen te identificeren. Als er verder in de waardeketen nog geen specifieke activiteiten of gevolgen bekend zijn, begin dan met het identificeren van sector- en locatiespecifieke risico's, want daarmee kun je vaak potentiële nadelige gevolgen ontdekken in je waardeketen(s). Open source databases zoals de MVO Risico Checker en Encore zijn een goede plek om te beginnen.
Het is belangrijk om op te merken dat het essentieel is voor grote, complexe organisaties om risicogebieden of waardeketens voorop te stellen. Met behulp van een op risico's gebaseerde aanpak kan de organisatie vervolgens dieper duiken in de geselecteerde waardeketens en de bijbehorende zakelijke partners, activiteiten en gevolgen. Impact House by Grant Thornton kan helpen bij het opzetten van een dergelijk prioriteringsmechanisme dat aansluit bij de risicogestuurde methode die de OESO voorschrijft.
Tijd voor actie! Nadelige gevolgen stoppen, voorkomen of beperken
Voer maatregelen uit om potentiële nadelige gevolgen te stoppen, voorkomen of beperken. Ontwikkel corrigerende of preventieve actieplannen, vraag contractuele garanties van zakenpartners en zorg voor de noodzakelijke investeringen of wijzigingen in bedrijfspraktijken. Het is belangrijk om op te merken dat de manier waarop je organisatie betrokken is bij de impact (of je organisatie de impact heeft veroorzaakt, eraan heeft bijgedragen of er 'slechts' mee te maken heeft) bepaalt wat voor soort actie van de organisatie wordt verwacht.
Werk samen met leveranciers en betrokken belanghebbenden om ervoor te zorgen dat de meest effectieve actie wordt ondernomen. Het maken van geïnformeerde keuzes over wat werkt en wat niet, is cruciaal voor effectieve risicobeperking.
Bron: OECD Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct (2018) – “addressing adverse impacts”
Implementatie en resultaten bijhouden
Volg en beoordeel periodiek de effectiviteit van due diligence maatregelen om te zorgen voor voortdurende verbeteringen met betrekking tot de geïdentificeerde ESG-risicogebieden.
Begin met het vaststellen van duidelijke KPI's en benchmarks die aansluiten bij je doelen. Implementeer volgsystemen om de voortgang te controleren en voer regelmatig audits uit (mogelijk met behulp van een onafhankelijke derde partij) om de effectiviteit van je maatregelen te evalueren. Ga in gesprek met belanghebbenden en/of hun vertegenwoordigers om feedback te verzamelen. Door deze maatregelen regelmatig te herzien en bij te werken, blijven ze relevant en effectief. Documenteer en rapporteer je voortgang om een transparant beeld te geven van je inspanningen.
Communiceer hoe de gevolgen worden aangepakt
Effectieve publieke communicatie over de voortgang van due diligence-activiteiten in de waardeketen is essentieel voor transparantie en verantwoording. Ontwikkel een communicatiestrategie die aangeeft hoe je informatie over je due diligence-activiteiten gaat delen. CSDDD vereist rapportage via het CSRD-rapport (indien van toepassing), maar het is belangrijk om meerdere kanalen te gebruiken om verschillende belanghebbenden te bereiken. Benadruk zowel prestaties als uitdagingen en zorg voor communicatie in twee richtingen om vertrouwen te kweken.
Zorgen voor of meewerken aan oplossingen waar nodig
Als je organisatie nadelige gevolgen (deels) heeft veroorzaakt, moet je de getroffen partijen een oplossing bieden. Denk bijvoorbeeld aan financiële of niet-financiële compensatie en andere herstelmaatregelen.
Zorg voor een eerlijk en transparant systeem voor het ontvangen van feedback en klachten, zoals anonieme meldingsmechanismen, mogelijk in samenwerking met (bijvoorbeeld) vakbonden. Zorg voor vertrouwelijkheid om vergelding te voorkomen en zorg voor tijdige follow-up. Communiceer met klachtindieners over het resultaat en de genomen stappen. Zo creëer je een cultuur van transparantie en verantwoordingsplicht die leidt tot zinvolle en duurzame verbeteringen.
CSDDD en het Omnibus-voorstel
Op het moment van schrijven zijn de triloogonderhandelingen over het omnibus-voorstel nog gaande. Er is dus nog geen duidelijkheid over de precieze vereisten van de CSDDD. Daarom gaat deze whitepaper momenteel niet dieper in op specifieke aspecten van de CSDDD. Bezoek onze website voor updates met betrekking tot de CSDDD en andere relevante informatie. Een bijgewerkte versie van deze whitepaper met meer gedetailleerde informatie over de CSDDD wordt gepubliceerd zodra de Omnibus-onderhandelingen zijn afgerond. Omdat ketenverantwoordelijkheid een complex onderwerp is, is het advies voor bedrijven echter om zich nu al voor te bereiden op ketenverantwoordelijkheid. Dit kun je het beste doen door de OESO Due Diligence Guidelines and Guidance te volgen zoals beschreven in deze whitepaper, want deze richtlijnen vormen de basis van de CSDDD en diverse andere regelgeving voor de waardeketen.
Waarom nu al beginnen? Een goede implementatie kost tijd. Bovendien zal de weg naar naleving in de toekomst dan minder stressvol zijn en minder middelen vergen, zullen bedrijven sneller de vruchten kunnen plukken van due diligence in de waardeketen en zullen ze ook klaar zijn voor andere regelgeving in de waardeketen die is of zal worden ingevoerd (EU-verordening inzake gedwongen arbeid; EU-verordening inzake ontbossing; en diverse andere). Een goede stap: begin met het opzetten van de volledige OESO-cyclus voor je organisatie en al je Tier 1-leveranciers. Hiermee kan je organisatie ervaring opdoen met due diligence-activiteiten voor de waardeketen en tegelijkertijd een solide basis vormen voor mogelijke verkenning van niveau 2 en verder (voor een selectie van gebieden met een hoog risico) in de toekomst. Weet je niet zeker hoe het bovenstaande er voor jouw organisatie uitziet? Impact House by Grant Thornton kan ondersteuning bieden bij het bepalen van de mate van verantwoordelijkheid van je organisatie, evenals concrete instructies met betrekking tot de bovengenoemde stap.