De 6 stappen van due diligence in de waardeketen
Het identificeren, voorkomen, beperken en verantwoorden van negatieve effecten op mensenrechten en milieu in je waardeketen kan een ontmoedigende opgave zijn – zeker wanneer er aanvankelijk weinig inzicht is in de waardeketen.
Welke stappen moet je organisatie zetten om inzicht en transparantie in de waardeketen te krijgen en vervolgens ‘verantwoordelijkheid te nemen’?
Het 6-stappenmodel van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) voor due diligence vormt de basis van de aanpak die van bedrijven wordt verwacht. De methode van Impact House is hierop gebaseerd. In de beschrijving van de stappen hieronder doen we pragmatische en praktische voorstellen, gebaseerd op onze ervaring en best practices van bedrijven die vooroplopen in hun due‑diligencereis in de waardeketen.
Zorg dat de basis op orde is: veranker verantwoord ondernemerschap in beleid en managementsystemen
Due diligence in de waardeketen begint binnen de eigen organisatie: practice what you preach. Creëer een gedeeld begrip van de ambities, verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van het bedrijf ten aanzien van de belangrijkste ESG‑onderwerpen in de hele waardeketen, inclusief de kansen en risico’s van het (niet) robuust verankeren van due diligence in de organisatie.
Analyseer vervolgens welke structuren, beleidslijnen en processen al aanwezig zijn en welke moeten worden geïmplementeerd of geactualiseerd om in lijn te zijn met de ambities, waarden en verwachtingen van het bedrijf. Integratie in de bestaande bedrijfsstrategie en governance, het borgen van commitment van de raad van bestuur en het beleggen van verantwoordelijkheid op senior management‑ of bestuursniveau zijn cruciale stappen.
Formeel maken beleidslijnen onderdeel uit van de eerste stap. In de praktijk zien we echter dat bedrijven baat hebben bij een iteratieve aanpak. Beginnen met een mandaat van het senior management om met due diligence in de waardeketen te starten, gecombineerd met een multidisciplinair team met onder meer ESG, Legal, Risk, Supply Chain en Inkoop, helpt om draagvlak te creëren voor effectieve implementatie. Het later vertalen van eerste acties naar beleid kan ervoor zorgen dat het beleid is gebaseerd op praktische uitvoering in plaats van theoretische toezeggingen.
Identificeer en beoordeel negatieve effecten
Bedrijven moeten feitelijke en potentiële negatieve effecten op mensenrechten en milieu identificeren en beoordelen die voortvloeien uit hun activiteiten, dochterondernemingen en zakelijke partners. Dit omvat het in kaart brengen van de waardeketen en het uitvoeren van diepgaande analyses daar waar de ernstigste negatieve effecten het meest waarschijnlijk zijn.
Je waardeketen in kaart brengen
Door je waardeketen in kaart te brengen, leg je de basis voor een duidelijke, datagedreven strategie waarmee je effecten efficiënter kunt managen en beperken, en tegelijkertijd werkt aan een duurzamere, verantwoordelijkere en veerkrachtigere toeleveringsketen. Maar welke activiteiten neem je mee en hoe ver moet de mapping gaan?
Het afdekken van de volledige waardeketen is essentieel om mensenrechten‑ en milieueffecten integraal te adresseren, inclusief transport, stroomafwaartse activiteiten, gebruik en end‑of‑life van producten. Zonder dit wordt een goede beoordeling en prioritering lastig.
Houd er rekening mee dat verschillende wetten uiteenlopende opvattingen kunnen hebben over wat binnen de reikwijdte van de waardeketen valt. Ons advies is om in deze eerste fase te starten met de volledige waardeketen, zodat je beoordeling compleet is en je compliancebehoeften kunt bepalen op basis van specifieke wettelijke vereisten. Voor elke vorm van impactidentificatie is een helder beeld van de waardeketen nodig. Dit kan met een eenvoudig Excel‑sjabloon of een schematische visualisatie. Begin met wat al bekend is en breid dit uit via deskresearch en interactie met interne en externe stakeholders. Vul de hiaten in de loop der jaren aan naarmate je meer leert via je due diligence-activiteiten.
Zodra een eerste beeld van de waardeketen is vastgesteld, gebruik je deskresearch en interactie met belangrijke stakeholders in de waardeketen (leveranciers, maar ook getroffen partijen zoals werknemers in de keten of getroffen gemeenschappen) om mogelijke effecten en risico’s te identificeren. Als specifieke activiteiten of effecten verderop in de keten nog niet bekend zijn, begin dan met het identificeren van sector‑ en locatiegebonden risico’s; deze kunnen helpen om potentiële negatieve effecten in je waardeketen(s) bloot te leggen. Openbare databanken zoals de MVO Risico Checker en Encore zijn een goed startpunt.
Voor grote, complexe organisaties is het belangrijk om in eerste instantie hoogrisicogebieden of waardeketens te prioriteren. Met een risicogebaseerde aanpak kan de organisatie vervolgens dieper ingaan op geselecteerde waardeketens en bijbehorende zakelijke partners, activiteiten en effecten. Impact House kan helpen bij het opzetten van zo’n prioriteringsmechanisme dat aansluit bij de risicogedreven methode van de OESO.
Tijd voor actie! Beëindig, voorkom of beperk negatieve effecten
Implementeer maatregelen om potentiële negatieve effecten te beëindigen, te voorkomen of te beperken. De passende reactie (en benodigde middelen) hangt af van de context, waaronder de ernst van de effecten en de mate van invloed die je organisatie heeft om deze te beëindigen, voorkomen of beperken. Afhankelijk van hoe je organisatie bij het effect betrokken is (of zij het effect heeft veroorzaakt, eraan heeft bijgedragen of er ‘alleen’ mee verbonden is), verschilt ook het type actie dat wordt verwacht.
Er bestaat geen one‑size‑fits‑all‑formule voor het beste due‑diligencesysteem. Elk effect vraagt om een andere aanpak, en elk bedrijf opereert in een unieke context met verschillende vormen van invloed. Dit betekent dat je een eigen benadering moet ontwikkelen die is gericht op maximale impact, praktisch en proportioneel is in de uitvoering en tegelijk voldoet aan compliance‑eisen.
Maatregelen kunnen bestaan uit contractuele afspraken, prestatiecriteria voor leveranciers, audit‑ of certificeringsregimes, directe betrokkenheid van stakeholders ter plaatse en samenwerking met leveranciers of via sectorinitiatieven. Bij het ontwerpen van je due‑diligence-toolbox zijn enkele kernpunten:
- Werk risicogebaseerd – Het aanpakken van negatieve effecten in je waardeketen kan overweldigend lijken, maar je kunt niet alles tegelijk doen. Om impact te maximaliseren en aan regelgeving te voldoen, moeten prioriteiten richting geven aan je acties en uitrol.
- Houd het behapbaar – Vraag je bij elk geprioriteerd effect af: wat is nu de meest effectieve actie om dit effect aan te pakken? Van welke interne stakeholders heb ik ondersteuning nodig? Verdeel middelen zodat ze worden ingezet waar ze het meeste verschil maken.
- Doe due diligence niet alleen – Veel negatieve effecten zijn beter gezamenlijk aan te pakken. Werk samen met sectorinitiatieven en waardeketenpartners, horizontaal en verticaal, en creëer win‑winsituaties in termen van impact en efficiëntie.
- Leer door te doen – Je eerste inspanningen zullen waarschijnlijk allerlei uitdagingen blootleggen, zoals informatiehiaten, gebrek aan interne kennis en capaciteit, of onrealistische verwachtingen richting leveranciers. Due diligence is iteratief: begin logisch, maak een plan, stuur bij op basis van wat je leert en documenteer zorgvuldig.
Bron: OESO Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct (2018) – ‘addressing adverse impacts
Volg implementatie en resultaten
Monitor en beoordeel periodiek de effectiviteit van due‑diligencemaatregelen om voortdurende verbetering te waarborgen op de geïdentificeerde hoogrisico‑ESG‑gebieden.
Begin met het vaststellen van duidelijke KPI’s en benchmarks die aansluiten bij je doelen. Implementeer volgsystemen, voer regelmatige audits uit (eventueel met een onafhankelijke derde partij) en betrek stakeholders om feedback te verzamelen.
Regelmatige herziening en actualisering houden de maatregelen relevant en effectief. Documenteer en rapporteer je voortgang om transparantie te bieden.
Communiceer hoe effecten worden aangepakt
Effectieve publieke communicatie over de voortgang van due diligence in de waardeketen is essentieel voor transparantie en verantwoording. Ontwikkel een communicatiestrategie waarin staat hoe je informatie deelt over je due‑diligenceactiviteiten. Omdat due diligence iteratief is, wordt niet verwacht dat alles vanaf het begin perfect is. Benoem zowel successen als uitdagingen en ga de dialoog aan om vertrouwen te waarborgen.
Zorg voor of werk mee aan herstel waar passend
Als je organisatie negatieve effecten heeft veroorzaakt of eraan heeft bijgedragen, moet je zorgen voor of meewerken aan herstel voor getroffen partijen. Dit kan bestaan uit financiële of niet‑financiële compensatie en andere herstelmaatregelen. Richt hiervoor een eerlijk, toegankelijk en transparant systeem in voor feedback en klachten, bijvoorbeeld via anonieme meldingsmechanismen. Zo’n klachtenmechanisme ondersteunt niet alleen herstel, maar fungeert ook als vroegtijdig waarschuwingssysteem voor (opkomende) risico’s in de waardeketen die eigen analyses mogelijk missen.
Waarborg vertrouwelijkheid om represailles te voorkomen en zorg voor tijdige opvolging. Informeer klagers over uitkomsten en genomen stappen en bevorder zo een cultuur van transparantie en verantwoordelijkheid die leidt tot duurzame verbeteringen.