Verbeteren

Verbeteren is één van de belangrijkste onderdelen voor een organisatie om future fit te worden en blijven. Waar impactmeting inzicht geeft in wat er gebeurt, zorgt de stap van verbeteren ervoor dat deze inzichten daadwerkelijk leiden tot betere beslissingen, betere prestaties en meer maatschappelijke impact. Het gaat om een continu proces waarin data, ervaringen en reflectie samenkomen om strategieën en activiteiten vanuit jouw organisatie te verbeteren.

Welke stappen kun je zetten?

Verbeteren kan uitgesplitst worden in twee onderdelen:

Leren

Bij leren gaat het over (het liefst systematisch) reflecteren op informatie die in de organisatie wordt verzameld over de impact van programma’s, projecten of activiteiten.

Sturen

Wat betreft sturen gaat het over het vertalen van deze reflectieve inzichten naar concreet handelen (aanpassen).

Een aantal stappen die we onderscheiden zijn:

  • Het duiden van resultaten uit impactmeting of reflectiesessies, waarin wordt nagedacht over wat men van deze resultaten vindt, maar ook over welke werkzame elementen tot deze resultaten hebben geleid.
  • Bepaal vervolgens wat verbeter- of ontwikkelpunten zijn: wat goed werkt kan mogelijk opgeschaald worden en dat wat niet goed (genoeg) werkt kan aangepast of mogelijk zelfs stopgezet worden. Kijk ook waar nog kansen zitten voor vernieuwing of welke potentiële risico’s geadresseerd moeten worden. In bepaalde gevallen kunnen de resultaten nieuwe strategische vragen oproepen.
  • Mogelijkerwijs komen er veel verbeterideeën naar boven, dan is het zaak deze met elkaar te prioriteren. Na deze prioritering kan vervolgens nagedacht worden wie eigenaar wordt van deze verbeteringen, zodat de kans op het daadwerkelijk doorvoeren van deze verbeteringen vergroot wordt.
  • Idealiter wordt vervolgens na een periode van implementatie van deze verbeteringen gemonitord of deze verbeteringen juist zijn doorgevoerd, en op langere termijn of deze verbeteringen ook daadwerkelijk leiden tot meer impact.

Welke tools kun je hiervoor gebruiken?

Sensemaking sessie: organiseer een fysieke bijeenkomst waarin je met een groep naar de resultaten van een impactmeting kijkt en antwoord krijgt op de drie vragen:

  • What? Je hebt de data geanalyseerd, nu is het tijd om lessen te trekken uit deze data. Daarvoor is het eerst belangrijk dat de resultaten van context worden voorzien. Door deze context te schetsen, worden de resultaten in perspectief geplaatst en kunnen bepaalde resultaten waarschijnlijk beter verklaard worden. Daarna kunnen jullie gezamenlijk de resultaten bekijken: Wat zien we in deze resultaten?
  • So What? Vervolgens bespreek je met elkaar wat jullie van de resultaten vinden. Wat betekenen de resultaten? Vinden jullie de resultaten positief of juist minder goed dan verwacht? Wat zeggen de resultaten jullie?
  • Now what? Op basis daarvan kijk je wat jullie met deze resultaten willen doen. Zijn er verbeteringen die doorgevoerd kunnen worden op basis van deze resultaten? Welke aanpassingen kunnen aan de activiteiten/aanpak gedaan worden, zodat er nog betere resultaten behaald worden? Hoe kun je nog meer impact maken bij jouw doelgroep? Deze laatste vraag is cruciaal om daadwerkelijk te kunnen gaan sturen op je impact.

  • Dynamische leeragenda: een praktische agenda waarin je vastlegt wat je wil leren, door leervragen op te stellen. Deze hoort ook daadwerkelijk dynamisch te zijn, vragen worden beantwoord en nieuwe vragen komen op. Deze agenda stel je samen met collega’s op tijdens een bijeenkomst.
  • Reflectietool: wanneer je minder tijd en/of capaciteit hebt in je organisatie om een impactonderzoek te doen, is het nog steeds waardevol om met een vaste frequentie stil te staan bij de effecten die jullie beogen en of jullie daarmee goed op weg zijn. Daarbij kan een reflectietool helpen. In deze tool neem je een beperkt aantal vragen op, denk aan ongeveer 5 vragen, waarop je met het team consequent reflecteert. Vragen kunnen zijn: Op welke manier hebben we de afgelopen periode aan onze effecten gewerkt? Wat ging daar wel/niet goed? Hebben we ook activiteiten gedaan die niet gelijk bijdragen aan onze impact? En zo ja, moeten we deze activiteiten voortzetten?

Tips

Het kan zijn dat je resultaten erg uitgebreid zijn, waardoor je het risico loopt dat je in de sessie zoveel tijd kwijt bent aan het bespreken van de resultaten dat je niet meer toekomt aan het bespreken van de reflectievragen. Beperk je in deze sessie tot de meest belangrijke en meest opvallende resultaten, en ga daar met elkaar het gesprek over aan.

Wees eerlijk, transparant en kritisch: voorkom dat je uitkomsten mooier presenteert dan ze zijn. Negatieve resultaten zijn belangrijk om van te leren.

Ook van positieve resultaten kun je iets leren: wat zijn dingen die jullie moeten vasthouden? Probeer te ontdekken wat de werkzame elementen uit je aanpak waren. Misschien kan je deze ook op andere onderdelen doorvoeren.

Hoe zorgt ELJA Foundation voor nog meer positieve impact?: De ELJA Foundation is een filantropisch fonds dat innovatieve programma’s ontwikkelt met belangrijke culturele organisaties op het terrein van muziek, dans en beeldende kunst, waardoor kinderen en jongeren met verschillende leefwerelden beter worden voorbereid op hun toekomst en meer met elkaar verbonden raken. Eén van de programma’s is Sing & Dance UP!, een initiatief van de ELJA Foundation en Méér Muziek in de Klas. ELJA Foundation wilde de impact van het programma onderzoeken om te leren van het project: wat werkt? Impact House voerde het impactonderzoek voor ELJA Foundation en Méér Muziek in de Klas uit. Hieruit bleek dat Sing & Dance UP! bijdraagt aan de ontwikkeling van sociale vaardigheden (zoals samenwerken en leiderschap) en creatieve vaardigheden (zoals zingen en dansen). Op langere termijn is het moeilijker te bepalen welk effect het project op de kinderen heeft gehad, vooral omdat de impact op sociale en creatieve ontwikkeling vaak langzaam zichtbaar wordt. Naast deze impact haalden we ook een aantal lessen uit het onderzoek. Xanèl Rooderkerk, Manager Impact en Programma’s van de ELJA Foundation, deelt haar/zijn ervaring met de impactmeting: “Het onderzoekstraject naar de impact van Sing & Dance UP! heeft veel waardevolle lessen opgeleverd. Door de werksessies samen met onze partner Méér Muziek in de Klas zijn de doelen en prioriteiten van het project verder aangescherpt. Dit zorgde ervoor dat we duidelijke keuzes konden maken in de operatie. Het onderzoek levert veel inzichten op over de effecten en werkzame elementen van het project. Zo worden aanbevelingen gegeven over de vormgeving van de muziek- en danslessen, maar ook over de communicatie rondom het grootse concert waar 5000 kinderen samen zingen. We nemen al deze aanbevelingen ter harte om met de nieuwe editie van de Sing & Dance UP! in 2025 nóg meer positieve impact te bereiken.”

Meer weten over dit onderzoek? Lees meer in dit artikel.